El circuito
El problema no está en ninguno de los cuatro puntos por separado, sino en que la información se rompe al pasar de uno al siguiente. Cuando una diferencia se detecta, suele ser semanas tarde, y la consulta sobre el estado de un pedido depende siempre de preguntar a una persona concreta.
Automatizar esto exige antes entender exactamente cómo se cruza hoy esa información, qué criterios se aplican y dónde se pierde. Esta fase existe para eso.
Qué incluye
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Recorrido del proceso actual
- Sesiones con quien emite los pedidos, quien recepciona el material y quien revisa las facturas
- Trazado del circuito completo, de la tarifa a contabilidad
- Identificación de los puntos donde se pierde información o se detectan las diferencias tarde
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Inventario de proveedores y formatos
- Clasificación de los proveedores recurrentes y sus formatos de tarifa, pedido y albarán
- Definición de qué proveedores entran en el circuito automático y cómo se tratan los ocasionales
- Recogida de documentos reales de cada tipo
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Medición de volumen
- Recuento real de pedidos, albaranes y facturas sobre un periodo cerrado
- Distribución por proveedor y por formato
- Base para dimensionar la infraestructura y el servicio
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Reglas de negocio
- Criterios de validación entre pedido, albarán y factura
- Tolerancias admisibles en precio y cantidad, y a partir de qué desviación se considera incidencia
- Tratamiento de precios variables y de tarifas actualizadas durante la vida del pedido
- Plazos de proveedor y umbrales de aviso
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Definición funcional del sistema
- Alcance concreto de lo que se automatiza y lo que no
- Documentos de entrada que el sistema debe interpretar
- Qué se valida de forma automática y qué excepciones se escalan a una persona
- Información que queda disponible para consulta interna
Qué recibe Alucamp
- Mapa del proceso de compras El circuito completo documentado, con las personas, los documentos y los puntos críticos.
- Documento de reglas de negocio Criterios de validación y tolerancias, unificados y por escrito.
- Dimensionamiento de volumen Cuántos documentos se mueven realmente al mes y de qué tipo.
- Especificación funcional Qué hará el sistema exactamente, sobre qué documentos y con qué resultado.
- Plazo y precio cerrados del desarrollo Sin rango y sin estimación, calculados sobre el proceso real.
El mapa de proceso y el documento de reglas tienen valor propio al margen del proyecto: unifican criterios internos y reducen la dependencia de personas concretas.
Inversión
Descontables íntegramente del desarrollo. Incluye hasta cuatro sesiones presenciales, el trabajo de análisis y todos los entregables anteriores.
El importe se descuenta del presupuesto de desarrollo, siempre que este se contrate dentro de los tres meses siguientes a la entrega del análisis. Pasado ese plazo, el proceso y las tarifas habrán cambiado y parte del trabajo tendría que rehacerse.
El presupuesto del desarrollo se entrega al cerrar esta fase. Es precisamente lo que esta fase produce.
Fuera de alcance
Durante la reunión surgieron ideas útiles que no forman parte de este primer proyecto. Quedan recogidas para valorarlas más adelante, una vez el circuito de compras esté funcionando:
- Portal web para clientes con acceso por usuario
- Notificación automática de fecha de entrega al cliente final
- Cálculo automático de plazos de entrega según tipo de fabricación
- Análisis histórico y previsión de la evolución del precio del aluminio
- Automatización de presupuestos de hierro
- Gestión de transporte
- Lectura de códigos de barras en recepción de material
- Integración con Preference
Cierre de condiciones
La especificación funcional se entrega con plazo y precio cerrados. El desarrollo no se inicia sin alcance, plazo y precio acordados por escrito.
Sobre el resultado esperado: el objetivo es eliminar la revisión manual sistemática, no la supervisión. El sistema validará de forma automática lo que encaje dentro de las tolerancias acordadas y señalará las excepciones para que una persona decida. Definir esas tolerancias es una de las salidas de esta fase.
El servicio recurrente se dimensiona con los datos de volumen del análisis, e incluirá un número de documentos mensuales acordado.
Esta fase contempla hasta cuatro sesiones presenciales. Si el análisis requiriese alguna más, se acordaría antes de realizarla.
Calendario
- Viernes 18 de septiembre Primera sesión: visión general del circuito e identificación de participantes
- Septiembre · 2ª quincena Sesiones de análisis y recogida de documentación
- Finales de septiembre Entrega de los documentos de análisis y cierre de condiciones
- Octubre Desarrollo del sistema
Qué necesitamos de Alucamp
La disponibilidad del equipo y la rapidez en reunir la documentación son lo que condiciona el calendario. Podéis ir marcando lo que ya esté localizado.
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En resumen
- El circuito de compras toca cuatro documentos y varias personas: sin mapearlo antes, cualquier desarrollo se apoya en supuestos.
- El análisis produce el presupuesto cerrado del desarrollo, que hoy no puede calcularse con rigor.
- Su importe se descuenta íntegramente del proyecto.
- Deja a Alucamp el proceso y los criterios documentados, con valor propio.
- Mantiene octubre como fecha de arranque del desarrollo.